Создание нового договора

На данный момент в системе Olvery есть возможность создать договор на аренду помещения или отдельного рабочего места (коворкинг), а также договор оказания услуг и соглашение о резидентстве.

При создании договора на аренду помещения или отдельного рабочего места в качестве арендатора может быть указано как физическое лицо (пользователь), так и юридическое лицо (компания).

Договор оказания услуг или соглашение о резидентстве может быть создано только на юридическое лицо — компанию.

На основе договора в системе создаются новые компании и/или пользователи, передаются права доступа к системе Olvery, а также доступы в помещения локации.

Создание нового договора осуществляется в интерфейсе «Управление экосистемой» в разделе «Компании и люди > Договоры».

Для создания нового договора на физическое лицо (пользователя):

1. Нажмите кнопку «Новый договор». В результате открывается форма «Создание договора»:
   
   
   
2. Выберите тип договора:
   
   
   • Договор аренды помещения. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Офис», «Серверная», «Места общего пользования (МОП)»;
     
     
   • Договор аренды рабочего места. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)».
     
     
3. В поле «Тип арендатора» выберите значение «Пользователь».
   В результате в области «Сотрудники» появятся поля для добавления уже зарегистрированного или создания нового пользователя:
   
   
   
4. Заполните поля:
   
   
   • Номер договора. Обязательное поле. Укажите номер договора между управляющей компанией и контрагентом;
     
     
   • Дата договора. Обязательное поле. Укажите дату подписания договора между управляющей компанией и контрагентом.
     
     
5. Укажите период действия договора:
   
   
   • Дата начала действия договора. Обязательное поле. Укажите дату начала действия договора;
     
     
   • Дата окончания действия договора. Обязательное поле. Укажите дату окончания действия договора при необходимости. Если дата не указана, при сохранении договора подставляется предустановленное значение.
     
     В зависимости от периода действия договору будет присвоен статус:
     
     
     • Новый. Договор, период действия которого еще не начался. Пользователь, у которого есть только договор в статусе «Новый» не получает доступы в помещения, даже если они указаны в договоре. Доступы передаются в день, указанный как дата начала действия договора;
       
       
     • Активен. Пользователь с активным договором имеет доступ в помещения, указанные в договоре;
       
       
     • Закрыт. Договор, период действия которого истек. Пользователь не имеет доступ в помещения, указанные в договоре.
       
       
6. В области «Сотрудники» выберите пользователя, на которого оформляется договор:
   
   
   1. Зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя:
      
      
      

      Примечание. Для редактирования личных данных пользователя измените их прямо в форме создания договора. После создания договора изменения сохранятся в профиле пользователя.
   2. Создание нового пользователя. Если пользователь еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового, заполнив личные данные пользователя:
      • Фамилия. Обязательное поле;
      • Имя (Отчество). Обязательное поле;
      • Телефон. Обязательное поле;
      • Адрес электронной почты. Необязательное поле.
        
        
7. Добавьте помещения, которые передаются в аренду пользователя, в области «Помещения в аренду»:
   
   
   1. Нажмите кнопку «Добавить помещение». В результате откроется окно добавления помещения в аренду:
      
      Отображение помещений в списке зависит от выбранного типа договора:
      • Договор аренды помещения. В списке отображаются помещения с типом «Офис», «Серверная» и «Места общего пользования (МОП)»;
      • Договор аренды рабочего места. В списке отображаются помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)».
        
        
   2. Выберите помещение в списке и нажмите «Добавить». В результате помещение отобразится в области «Помещения в аренду».
      
      
8. Нажмите кнопку «Создать договор».

В результате в системе будет создан договор аренды между пользователем и управляющей компанией.

Для создания нового договора на юридическое лицо (компанию):

1. Нажмите кнопку «Новый договор». В результате открывается форма «Создание договора»:
   
   
   
2. Выберите тип договора:
   
   
   • Договор аренды помещения. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Офис», «Серверная», «Места общего пользования (МОП)». При этом компании присваивается тип «Арендатор»;
     
     
   • Договор аренды рабочего места. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)». При этом компании присваивается тип «Арендатор»;
     
     
   • Договор оказания услуг. При выборе данного типа договора поле «Помещения в аренду» не отображается. При этом компании присваивается тип «Поставщик»;
     
     
   • Соглашение о резидентстве. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Офис», «Серверная», «Места общего пользования (МОП)». При этом компании присваивается тип «Резидент».
     
     
3. В поле «Тип арендатора» выберите значение «Компания».
   В результате ниже появятся поля для указания уже зарегистрированной компании или создания новой:
   
   
   
4. Заполните поля:
   
   
   • Номер договора. Обязательное поле. Укажите номер договора между управляющей компанией и контрагентом;
     
     
   • Дата договора. Обязательное поле. Укажите дату подписания договора между управляющей компанией и контрагентом.
     
     
5. Заполните поля в области выбора арендатора:
   
   
   • Зарегистрированная компания. Если компания, с которой нужно оформить договор, уже зарегистрирована в приложении Olvery, установите флажок «Оформить договор на зарегистрированную компанию». В этом случае в поле «Юридическое название компании» появится список всех зарегистрированных компаний. Выберите компанию из списка или введите название компании и будет осуществлен поиск по частичному совпадению.
     
     

     Примечание. Если в выбранной компании есть прикрепленные сотрудники, то они автоматически отобразятся в области «Сотрудники».
   • Создание новой компании. Для создания договора с новой компанией заполните поля:
     • Название компании. Обязательное поле. Название бренда или фирменное наименование компании;
     • Юридическое название компании. Обязательное поле. Полное или краткое наименование юридического лица;
     • Категория. Необязательное поле. Выберите из раскрывающегося списка одну или несколько категорий, к которым относится компания.
       
       
6. Укажите период действия договора:
   
   
   • Дата начала действия договора. Обязательное поле. Укажите дату начала действия договора;
     
     
   • Дата окончания действия договора. Обязательное поле. Укажите дату окончания действия договора при необходимости. Если дата не указана, при сохранении договора подставляется предустановленное значение.
     
     В зависимости от периода договору будет присвоен статус:
     
     
     • Новый. Договор, период действия которого еще не начался. Компания, у которой есть только договор в статусе «Новый» не получает доступы в помещения, даже если они указаны в договоре. Доступы передаются в день, указанный как дата начала действия договора;
       
       
     • Активен. Компания с активным договором имеет доступ в помещения, указанные в договоре;
       
       
     • Закрыт. Договор, период действия которого истек. Компания не имеет доступ в помещения, указанные в договоре.
       
       
7. Добавьте сотрудников в компанию:
   
   
   1. В области «Сотрудники» нажмите кнопку «Добавить сотрудника».
      В результате откроется форма добавления нового сотрудника:
      
      
      
   2. Укажите данные нового сотрудника:
      
      
      • Зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя;
        
        
      • Создание нового пользователя. Если сотрудник еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового пользователя.
        Заполните личные данные пользователя:
        • Фамилия. Обязательное поле;
        • Имя (Отчество). Обязательное поле;
        • Телефон. Обязательное поле;
        • Адрес электронной почты. Необязательное поле.
          
          
   3. Укажите роль пользователя в приложении Olvery.
      
      
   4. Нажмите кнопку «Сохранить».
      В результате пользователь отобразится в области «Сотрудники».
      
      
8. Добавьте помещения, которые передаются в аренду компании, в области «Помещения в аренду» при необходимости:
   
   

   Примечание. Для договоров с типом «Договор оказания услуг» поле «Помещения в аренду» не отображается.
   1. Нажмите кнопку «Добавить помещение». В результате откроется окно добавления помещения в аренду:
      
      Отображение помещений в списке зависит от выбранного типа договора:
      • Договор аренды помещения. В списке отображаются помещения с типом «Офис», «Серверная» и «Места общего пользования (МОП)»;
      • Договор аренды рабочего места. В списке отображаются помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)»;
      • Соглашение о резидентстве. В списке отображаются помещения с типом «Офис», «Серверная» и «Места общего пользования (МОП)».
        
        
   2. Выберите помещение в списке и нажмите «Добавить». В результате помещение отобразится в области «Помещения в аренду».
      
      
9. Нажмите кнопку «Создать договор».
   
   

В результате в системе будет создан договор между компанией и управляющей компанией.

При указании в договоре новой компании или пользователя они будут автоматически созданы и отобразятся в списке компаний или людей соответственно.

После создания договор доступен для редактирования и создания копии договора.

См. также: Создание копии договора | Редактирование договора