Документы

В платформе Olvery администраторы локации могут создавать договоры и другие типы документов между компаниями-арендаторами и управляющей компанией в соответствии с выбранным шаблоном документов.

В разделе «Управление экосистемой > Документы и счета» на вкладке «Документы» осуществляется управление документами: создание, редактирование, удаление, а также генерация счетов на оплату компанией-арендатором потребляемых услуг.

По умолчанию на вкладке «Документы» не отображаются документы:

Для создания нового документа:

1. Нажмите кнопку «Новый документ» в правом верхнем углу.
   В результате будет открыта форма «Новый документ»:
   
   
   
2. Заполните поля:
   
   
   • Тип документа. Обязательное поле. На данный момент по умолчанию установлен тип «Договор»
     
     

     Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор».
   • Шаблон документа. Обязательное поле. Становится доступным для заполнения после того, как выбран тип документа. Выберите шаблон документа из раскрывающегося списка. В списке отображаются шаблоны документов для выбранного типа документов.
     
     
3. Нажмите «Продолжить».
   В результате будет открыта форма создания нового документа с выбранным типом:
   
   
   
4. Заполните поля:
   
   
   • Наименование. Обязательное поле.
     
     
   • Номер документа. Обязательное поле.
     
     
   • Дата документа. Обязательное поле.
     
     
   • Дата начала действия. Необязательное поле.
     
     
   • Дата окончания действия. Необязательное поле.
     
     
   • Дата подписания. Необязательное поле.
     
     
   • Дата уведомления о расторжении. Необязательное поле.
     
     
   • Дата уведомления о пролонгации. Необязательное поле.
     
     
   • Размер обеспечительного взноса. Необязательное поле.
     
     
   • Предоставляемые роли. Обязательное поле. Выберите из раскрывающегося списка предоставляемые роли.
     
     
   • Доступ в помещения. Необязательное поле. Выберите помещения из списка, доступ к которым будет предоставлен по данному договору.
     
     
   • Оформить документ на зарегистрированную компанию. Необязательное поле. Установите флажок, если компания, с которой нужно оформить договор, уже зарегистрирована в приложении Olvery. В этом случае поле «Название компании» будет скрыто, а в поле «Юридическое название компании» появится список всех зарегистрированных компаний. Выберите компанию из раскрывающегося списка.
     
     
   • Название компании. Обязательное поле. Поле отображается, если в поле «Оформить документ на зарегистрированную компанию» не установлен флажок. Укажите название бренда или фирменное наименование компании.
     
     
   • Юридическое название компании. Обязательное поле. Укажите полное или краткое наименование юридического лица.
     
     
5. Добавьте включенные в договор услуги:
   
   
   • Нажмите кнопку «Добавить» в области «Включенные услуги».
     В результате будет открыта форма «Услуга по договору», вид которой отличается в зависимости от типа услуги:
     
     

     • Дополнительная услуга
     • Услуга аренды
     • Коммунальная услуга

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению.

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
       
       
     • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект структуры локации из раскрывающегося списка;
       
       
     • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
       
       
     • Цена за м². Обязательное поле. Укажите стоимость одного м².

     
     
     Заполните поля:
     
     

     • Наименование. Обязательное поле. Укажите наименование услуги, включенной в договор;
       
       
     • Услуга. Обязательное поле. Выберите услугу из раскрывающегося списка или введите название услуги и будет осуществлен поиск по частичному совпадению;
       
       
     • Объект в аренду. Обязательное поле. Выберите арендуемый объект из раскрывающегося списка;
       
       
     • Площадь, м². Обязательное поле. Укажите площадь, за которую необходимо вносить арендную плату;
       
       
     • Прибор учёта. Обязательное поле. Выберите из раскрывающего списка счетчик, по которому будет осуществляться генерация счета.

     
     

   • Нажмите «Добавить».
     
     
6. Нажмите кнопку «Сохранить».

Для редактирования документа:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо отредактировать.
   
   
2. Выберите пункт «Редактировать». В результате откроется форма редактирования документа.
   
   
3. Внесите необходимые изменения.
   
   
4. Нажмите «Сохранить».

Для удаления документа:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа, который необходимо удалить.
   
   
2. Выберите пункт «Удалить».

В результате документ будет удален.

Фильтрация документов в списке доступна по следующим параметрам:

• Тип документа. Выберите тип документа из раскрывающегося списка.
  
  

  Примечание. На данный момент поддерживается только создание документов типа «Договор».
• Статус. Выберите статус из раскрывающегося списка. Возможные варианты:
  • Черновик;
  • Подтвержден;
  • Подписан;
    
    
• Арендатор. Выберите компанию из раскрывающегося списка.

Условия фильтра автоматически применяются после ввода значений в любом из полей и данные в списке обновляются.

Для сброса значения в поле фильтра нажмите кнопку «Назад». Для сброса всех условий фильтра в веб-интерфейсе предусмотрена кнопка «Сбросить фильтр» в контекстном меню области фильтрации.

Генерация счетов возможна только если договор находится в статусе «Подписан».

Для генерации счетов:

1. Нажмите на контекстное меню в строке с названием документа в статусе «Подписан», по которому необходимо сгенерировать счета.
   
   
2. Выберите пункт «Сгенерировать счета». В результате откроется форма генерации счета:
   
   
   
3. Выберите отчетный период в поле «Расчетный месяц» и нажмите «Продолжить».

В результате в системе будут сгенерированы счета за выбранный отчетный период по всем услугам, включенным в договор. Сгенерированнные счета отобразятся на вкладке «Документы и счета > Платежи»

См. также: Суточные доходы | Счета на оплату | Платежи