Создание нового договора

Страница находится в разработке

На данный момент в системе Olvery есть возможность создать договор на аренду помещения или отдельного рабочего места (коворкинг), а также договор оказания услуг и соглашение о резидентстве.

При создании договора на аренду помещения или отдельного рабочего места в качестве арендатора может быть указано как физическое лицо (пользователь), так и юридическое лицо (компания).

Договор оказания услуг или соглашение о резидентстве может быть создано только на юридическое лицо — компанию.

На основе договора в системе создаются новые компании и/или пользователи, передаются права доступа к системе Olvery, а также доступы в помещения локации.

Создание нового договора осуществляется в интерфейсе «Управление экосистемой» в разделе «Компании и люди > Договоры».

Примечание. Раздел «Компании и люди > Договоры» доступен только в веб-приложении для пользователя с ролью «Администратор локации».

Как перейти на вкладку «Договоры»

Для перехода в раздел «Компании и люди > Договоры»:

Войдите в веб-приложение Olvery.
В боковом меню в переключателе интерфейсов выберите «Управление экосистемой».
В результате будет осуществлён переход в интерфейс администрирования.
Перейдите в раздел «Компании и люди» на вкладку «Договоры».

Для создания нового договора на физическое лицо (пользователя):

Нажмите кнопку «Новый договор». В результате открывается форма «Создание договора»:
Выберите тип договора:
- Договор аренды помещения. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Офис», «Серверная», «Места общего пользования (МОП)»;
- Договор аренды рабочего места. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)».
В поле «Тип арендатора» выберите значение «Пользователь».
В результате в области «Сотрудники» появятся поля для добавления уже зарегистрированного или создания нового пользователя:
Заполните поля:
- Номер договора. Обязательное поле. Укажите номер договора между управляющей компанией и контрагентом;
- Дата договора. Обязательное поле. Укажите дату подписания договора между управляющей компанией и контрагентом.
Укажите период действия договора:
- Дата начала действия договора. Обязательное поле. Укажите дату начала действия договора;
- Дата окончания действия договора. Обязательное поле. Укажите дату окончания действия договора при необходимости. Если дата не указана, при сохранении договора подставляется предустановленное значение.
  
  В зависимости от периода действия договору будет присвоен статус:
  - Новый. Договор, период действия которого еще не начался. Пользователь, у которого есть только договор в статусе «Новый» не получает доступы в помещения, даже если они указаны в договоре. Доступы передаются в день, указанный как дата начала действия договора;
  - Активен. Пользователь с активным договором имеет доступ в помещения, указанные в договоре;
  - Закрыт. Договор, период действия которого истек. Пользователь не имеет доступ в помещения, указанные в договоре.
В области «Сотрудники» выберите пользователя, на которого оформляется договор:
1. Зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя:
  
  Примечание. Для редактирования личных данных пользователя измените их прямо в форме создания договора. После создания договора изменения сохранятся в профиле пользователя.
2. Создание нового пользователя. Если пользователь еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового, заполнив личные данные пользователя:
  - Фамилия. Обязательное поле;
  - Имя (Отчество). Обязательное поле;
  - Телефон. Обязательное поле;
  - Адрес электронной почты. Необязательное поле.
Добавьте помещения, которые передаются в аренду пользователя, в области «Помещения в аренду»:
1. Нажмите кнопку «Добавить помещение». В результате откроется окно добавления помещения в аренду:
  
  Отображение помещений в списке зависит от выбранного типа договора:
  - Договор аренды помещения. В списке отображаются помещения с типом «Офис», «Серверная» и «Места общего пользования (МОП)»;
  - Договор аренды рабочего места. В списке отображаются помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)».
2. Выберите помещение в списке и нажмите «Добавить». В результате помещение отобразится в области «Помещения в аренду».
Нажмите кнопку «Создать договор».

В результате в системе будет создан договор аренды между пользователем и управляющей компанией.

Для создания нового договора на юридическое лицо (компанию):

Нажмите кнопку «Новый договор». В результате открывается форма «Создание договора»:
Выберите тип договора:
- Договор аренды помещения. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Офис», «Серверная», «Места общего пользования (МОП)». При этом компании присваивается тип «Арендатор»;
- Договор аренды рабочего места. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)». При этом компании присваивается тип «Арендатор»;
- Договор оказания услуг. При выборе данного типа договора поле «Помещения в аренду» не отображается. При этом компании присваивается тип «Поставщик»;
- Соглашение о резидентстве. При выборе данного типа договора в области «Помещения в аренду» для выбора будут доступны помещения с типом «Офис», «Серверная», «Места общего пользования (МОП)». При этом компании присваивается тип «Резидент».
В поле «Тип арендатора» выберите значение «Компания».
В результате ниже появятся поля для указания уже зарегистрированной компании или создания новой:
Заполните поля:
- Номер договора. Обязательное поле. Укажите номер договора между управляющей компанией и контрагентом;
- Дата договора. Обязательное поле. Укажите дату подписания договора между управляющей компанией и контрагентом.
Заполните поля в области выбора арендатора:
- Зарегистрированная компания. Если компания, с которой нужно оформить договор, уже зарегистрирована в приложении Olvery, установите флажок «Оформить договор на зарегистрированную компанию». В этом случае в поле «Юридическое название компании» появится список всех зарегистрированных компаний. Выберите компанию из списка или введите название компании и будет осуществлен поиск по частичному совпадению.
  
  Примечание. Если в выбранной компании есть прикрепленные сотрудники, то они автоматически отобразятся в области «Сотрудники».
- Создание новой компании. Для создания договора с новой компанией заполните поля:
  - Название компании. Обязательное поле. Название бренда или фирменное наименование компании;
  - Юридическое название компании. Обязательное поле. Полное или краткое наименование юридического лица;
  - Категория. Необязательное поле. Выберите из раскрывающегося списка одну или несколько категорий, к которым относится компания.
Укажите период действия договора:
- Дата начала действия договора. Обязательное поле. Укажите дату начала действия договора;
- Дата окончания действия договора. Обязательное поле. Укажите дату окончания действия договора при необходимости. Если дата не указана, при сохранении договора подставляется предустановленное значение.
  
  В зависимости от периода договору будет присвоен статус:
  - Новый. Договор, период действия которого еще не начался. Компания, у которой есть только договор в статусе «Новый» не получает доступы в помещения, даже если они указаны в договоре. Доступы передаются в день, указанный как дата начала действия договора;
  - Активен. Компания с активным договором имеет доступ в помещения, указанные в договоре;
  - Закрыт. Договор, период действия которого истек. Компания не имеет доступ в помещения, указанные в договоре.
Добавьте сотрудников в компанию:
1. В области «Сотрудники» нажмите кнопку «Добавить сотрудника».
  В результате откроется форма добавления нового сотрудника:
2. Укажите данные нового сотрудника:
  - Зарегистрированный пользователь. Найдите пользователя с помощью поисковой строки. При выборе пользователя личные данные будут заполнены из профиля пользователя;
  - Создание нового пользователя. Если сотрудник еще не зарегистрирован в приложении Olvery, то создайте нового пользователя.
    Заполните личные данные пользователя:
    - Фамилия. Обязательное поле;
    - Имя (Отчество). Обязательное поле;
    - Телефон. Обязательное поле;
    - Адрес электронной почты. Необязательное поле.
3. Укажите роль пользователя в приложении Olvery.
4. Нажмите кнопку «Сохранить».
  В результате пользователь отобразится в области «Сотрудники».
Добавьте помещения, которые передаются в аренду компании, в области «Помещения в аренду» при необходимости:

Примечание. Для договоров с типом «Договор оказания услуг» поле «Помещения в аренду» не отображается.
1. Нажмите кнопку «Добавить помещение». В результате откроется окно добавления помещения в аренду:
  
  Отображение помещений в списке зависит от выбранного типа договора:
  - Договор аренды помещения. В списке отображаются помещения с типом «Офис», «Серверная» и «Места общего пользования (МОП)»;
  - Договор аренды рабочего места. В списке отображаются помещения с типом «Коворкинг» и «Места общего пользования (МОП)»;
  - Соглашение о резидентстве. В списке отображаются помещения с типом «Офис», «Серверная» и «Места общего пользования (МОП)».
2. Выберите помещение в списке и нажмите «Добавить». В результате помещение отобразится в области «Помещения в аренду».
Нажмите кнопку «Создать договор».